Algemene Voorwaarden.

Prime Expo B.V. — Eindhoven, The Netherlands

Version: 2026.3 | Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld naar Nederlands recht en zijn van toepassing op alle diensten die worden geleverd door Prime Expo B.V.

1. Definities

• 1.1   Prime Expo: Prime Expo B.V., geregistreerd in Eindhoven, Nederland, KVK: 97803294, BTW: NL868238582B01.
• 1.2   Opdrachtgever: Iedere natuurlijke of rechtspersoon die een Overeenkomst aangaat met Prime Expo voor het ontwerp, de productiecoördinatie of de levering van beursstand(en), event-ervaringen of aanverwante diensten.
• 1.3   Derde Leverancier: Iedere externe leverancier of onderaannemer die door Prime Expo wordt ingeschakeld voor de uitvoering van bouw, techniek, logistiek of andere gespecialiseerde diensten in het kader van een project.
• 1.4   Overeenkomst: Alle schriftelijk overeengekomen documenten die de diensten van Prime Expo bevestigen, te begrijpen als een geaccepteerde offerte, een ondertekende Eventserviceovereenkomst of een bevestigde inkooporder tussen Prime Expo en de Opdrachtgever.
• 1.5   Deliverable: Elk ontwerp, elke 3D-visualisatie, elk visueel concept of elke fysieke output die door Prime Expo wordt geproduceerd of gecoördineerd op grond van de Overeenkomst.
• 1.6   Diensten: Visuele ontwerpen, 3D-visualisaties, visuele concepten, eventboekingen of fysieke output die door Prime Expo wordt geproduceerd en/of gecoördineerd.
• 1.7   Oplevering: De overdracht aan de Opdrachtgever van de definitieve event-ervaring.

2. Toepasselijkheid

• 2.1   Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen Prime Expo en de Opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
• 2.2   De eigen algemene voorwaarden van de Opdrachtgever zijn uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij de toepassing daarvan door Prime Expo schriftelijk en uitdrukkelijk is aanvaard in een specifiek geval.
• 2.3   Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

3. Diensten

• 3.1   Prime Expo levert hoogwaardige diensten op het gebied van standbouwontwerp, projectmanagement en productiecoördinatie voor beurzen, evenementen en merkervaringen.
• 3.2   Prime Expo treedt op als primair aanspreekpunt en projectmanager voor de Opdrachtgever gedurende het gehele project. Waar Derde Partij Leveranciers worden ingeschakeld, coördineert Prime Expo hun werkzaamheden namens de Opdrachtgever.
• 3.3   De reikwijdte van de diensten per project wordt uitsluitend bepaald door de schriftelijke Overeenkomst en de geaccepteerde offerte. Diensten of leveringen die hier niet expliciet in zijn opgenomen, zijn uitgesloten.

4. Offertes en Totstandkoming van de Overeenkomst

• 4.1   Alle door Prime Expo uitgebrachte offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen na de offertedatum, tenzij een andere geldigheidsduur op de offerte is vermeld.
• 4.2   Een Overeenkomst komt tot stand bij: (a) schriftelijke bevestiging door de Opdrachtgever van aanvaarding van de offerte, (b) schriftelijke opdrachtbevestiging door Prime Expo, of (c) aanvang van de werkzaamheden door Prime Expo op uitdrukkelijk verzoek van de Opdrachtgever.
• 4.3   Wijzigingen of aanvullingen op een bevestigde Overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk door beide partijen bevestigd.
• 4.4   Alle prijzen zijn exclusief Nederlandse btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De verschuldigde btw wordt op de factuur in rekening gebracht tegen het op dat moment geldende tarief.

5. Projectuitvoering en Derde Partij Leveranciers

• 5.1   Prime Expo kan Derde Partij Leveranciers inschakelen voor de uitvoering van bouw, fabricage, logistiek, audiovisuele techniek of andere specialistische diensten die noodzakelijk zijn voor het project. Prime Expo blijft jegens de Opdrachtgever verantwoordelijk voor de algehele coördinatie en levering van het project.
• 5.2   Prime Expo betracht de nodige zorgvuldigheid bij de selectie en begeleiding van Derde Partij Leveranciers.
• 5.3   Indien gebreken of schade voortvloeien uit werkzaamheden van een Derde Partij Leverancier, spant Prime Expo zich in om de rechten jegens die leverancier namens de Opdrachtgever te doen gelden, of verstrekt de Opdrachtgever de benodigde informatie om dit zelf te doen.
• 5.4   Waar van toepassing kunnen de specifieke contractuele voorwaarden van Derde Partij Leveranciers aanvullend gelden. Prime Expo informeert de Opdrachtgever over dergelijke voorwaarden die de rechten van de Opdrachtgever wezenlijk beïnvloeden, vóórdat de Opdrachtgever hieraan wordt gebonden.

6. Verplichtingen van de Opdrachtgever

• 6.1   De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig aanleveren van alle informatie die Prime Expo nodig heeft voor het ontwerp en de uitvoering van het project, waaronder evenementgegevens, locatiespecificaties, merkrichtlijnen en technische vereisten.
• 6.2   Indien de Opdrachtgever nalaat benodigde informatie of goedkeuringen tijdig te verstrekken, kan Prime Expo de planning aanpassen en eventueel hieruit voortvloeiende meerkosten in rekening brengen, na de Opdrachtgever hiervan op de hoogte te hebben gesteld.
• 6.3   De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde vergunningen, licenties en locatiegoedkeuringen voor het evenement, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
• 6.4 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is de Opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van alle verzekeringen die vereist zijn voor deelname aan het evenement, waaronder een aansprakelijkheidsverzekering als exposant. Prime Expo treedt niet op als verzekerde partij voor de deelname van de Opdrachtgever aan een evenement.

7. 3D-visualisaties en Visuele Representaties

• 7.1   3D-visualisaties, visuele concepten en moodboards die door Prime Expo worden geleverd, zijn hoogwaardige representaties van het beoogde ontwerp. Prime Expo garandeert dat de uiteindelijke oplevering in alle wezenlijke opzichten overeenkomt met het goedgekeurde ontwerp.
• 7.2   Visualisaties kunnen illustratieve elementen bevatten — zoals lichtomstandigheden, achtergronden, decoratieve objecten of sfeerelementen — die geen onderdeel zijn van de fysieke levering. Uitsluitend de in de Overeenkomst expliciet genoemde en beprijsde onderdelen maken deel uit van de fysieke oplevering.
• 7.3   Geringe afwijkingen in kleur, materiaalafwerking of textuur tussen visualisaties en het uiteindelijke fysieke ontwerp kunnen voorkomen als gevolg van fabricagetoleranties en locatieomstandigheden. Dergelijke afwijkingen vormen geen gebrek, tenzij zij wezenlijk zijn en de overeengekomen ontwerpintentie significant aantasten.
• 7.4   Zodra de Opdrachtgever een ontwerp of visualisatie schriftelijk heeft goedgekeurd, kunnen nadien gevraagde wijzigingen leiden tot meerkosten. Deze worden vooraf geoffreerd en bevestigd alvorens de werkzaamheden worden hervat.

8. Betalingsvoorwaarden

• 8.1   Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, gelden de volgende betalingsmijlpalen: 40% aanbetaling bij ondertekening van de Overeenkomst of acceptatie van de offerte; 40% bij aanvang van de productie; 20% bij oplevering of plaatsing op de evenementlocatie.
• 8.2   Alle facturen zijn verschuldigd binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen.
• 8.3   Bij te late betaling is Prime Expo gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen conform artikel 6:119a BW, te rekenen vanaf de vervaldatum, zonder dat hiervoor een ingebrekestelling vereist is.
• 8.4   Indien een factuur na 30 dagen na de vervaldatum onbetaald blijft, behoudt Prime Expo zich het recht voor de verdere werkzaamheden of leveringen op te schorten totdat betaling heeft plaatsgevonden, onverminderd eventuele andere rechten.
• 8.5   Redelijke buitengerechtelijke incassokosten kunnen aan de Opdrachtgever in rekening worden gebracht conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten, in geval van te late betaling.

9. Annulering en Beëindiging

• 9.1   Beide partijen kunnen de Overeenkomst beëindigen bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld, of met onmiddellijke ingang bij insolventie of surseance van betaling van de andere partij.
• 9.2   Bij annulering van een bevestigde Overeenkomst door de Opdrachtgever gelden de volgende annuleringskosten op basis van het tijdstip van annulering vóór het evenement: Meer dan 90 dagen: 25% van de totale overeengekomen projectwaarde; 31–90 dagen: 50%; 14–30 dagen: 75%; Minder dan 14 dagen: 100% van de totale overeengekomen projectwaarde.
• 9.3   De annuleringskosten weerspiegelen de reeds door Prime Expo en Derde Partij Leveranciers gemaakte kosten en aangegane verplichtingen. Prime Expo verstrekt op verzoek een gespecificeerde onderbouwing.
• 9.4   Indien Prime Expo de Overeenkomst beëindigt wegens een wezenlijke tekortkoming van de Opdrachtgever, zijn de annuleringskosten uit artikel 9.2 van toepassing. Beëindigt Prime Expo de Overeenkomst om eigen redenen, dan is de Opdrachtgever uitsluitend verschuldigd voor de aantoonbaar verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten tot aan de beëindigingsdatum.

10. Aansprakelijkheid

• 10.1   De totale aansprakelijkheid van Prime Expo jegens de Opdrachtgever voor directe schade, voortvloeiend uit of verband houdend met een Overeenkomst, is beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtgever heeft gefactureerd en betaald voor het specifieke project of de specifieke dienst waaruit de vordering voortkomt.
• 10.2   Prime Expo is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot gederfde omzet, gederfde winst, reputatieschade of gemiste zakelijke kansen, behoudens in geval van grove nalatigheid of opzet van Prime Expo.
• 10.3   Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt 12 maanden nadat de Opdrachtgever de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
• 10.4   Niets in deze voorwaarden beperkt of sluit aansprakelijkheid uit voor zover uitsluiting op grond van het toepasselijke recht niet is toegestaan, waaronder aansprakelijkheid voor overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door nalatigheid.
• 10.5   Prime Expo heeft de verantwoordelijkheid te waarborgen dat Derde Leveranciers de benodigde verzekeringen hebben voor hun werkzaamheden en bijbehorende aansprakelijkheden. Prime Expo aanvaardt echter geen aansprakelijkheid voor schade, verliezen of tekortkomingen voortvloeiend uit handelingen of nalatigheden van Derde Leveranciers, buiten de redelijke zorgplicht die bij hun selectie en inschakeling in acht is genomen.
• 10.6   Waar schade wordt veroorzaakt door een combinatie van tekortkoming van een Derde Leverancier en eigen handelingen of nalatigheden van Prime Expo, wordt de aansprakelijkheid dienovereenkomstig verdeeld, en overschrijdt de aansprakelijkheid van Prime Expo in geen geval de grenzen van Artikel 10.1.

11. Force Majeure

• 11.1   Geen der partijen is aansprakelijk voor het niet of vertraagd nakomen van verplichtingen als gevolg van omstandigheden buiten haar redelijke invloedssfeer, waaronder natuurrampen, pandemieën, oorlog, overheidsmaatregelen, stakingen of aanzienlijke vertragingen door Derde Leveranciers door oorzaken buiten de invloedssfeer van Prime Expo.
• 11.2   Indien een overmachtssituatie langer dan 30 dagen voortduurt, kan elke partij de Overeenkomst beëindigen door middel van schriftelijke opzegging. In dat geval betaalt de Opdrachtgever uitsluitend voor aantoonbaar verrichte werkzaamheden en tot die datum gemaakte kosten.

12. Intellectueel Eigendom

• 12.1   Al het creatieve werk geproduceerd door Prime Expo — inclusief ontwerpen, 3D-visualisaties, moodboards en presentaties — blijft het intellectuele eigendom van Prime Expo totdat de Opdrachtgever alle betalingsverplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst volledig heeft voldaan.
• 12.2   Na ontvangst van volledige betaling verleent Prime Expo de Opdrachtgever een eeuwigdurende, niet-exclusieve licentie om de goedgekeurde ontwerpen te gebruiken voor de doeleinden waarvoor zij zijn gemaakt.
• 12.3   Indien uitdrukkelijk overeengekomen en vermeld in de Overeenkomst, kan de volledige eigendom van het intellectuele eigendom overgaan op de Opdrachtgever na volledige betaling, tegen een overeengekomen aanvullende vergoeding.
• 12.4   Prime Expo behoudt zich het recht voor om afbeeldingen, visualisaties en foto’s van voltooide projecten te gebruiken voor eigen portfolio-, marketing- en promotiedoeleinden, tenzij de Opdrachtgever vóór aanvang van het project uitdrukkelijk schriftelijk om vertrouwelijkheid verzoekt.

13. Vertrouwelijkheid

• 13.1   Beide partijen verplichten zich alle niet-openbare informatie die in het kader van de Overeenkomst door de andere partij is verstrekt, vertrouwelijk te behandelen en niet aan derden te openbaren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, tenzij wettelijk verplicht.
• 13.2   Deze verplichting blijft gedurende 2 jaar na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.

14. Privacy en Gegevensverwerking

• 14.1   Prime Expo verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met haar Privacyverklaring, beschikbaar op https://primeexpo.nl/index.php/privacy-statement/, en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

15. Geschillen en Toepasselijk Recht

• 15.1   Deze voorwaarden en alle Overeenkomsten worden uitsluitend beheerst door Nederlands recht.
• 15.2   In geval van een geschil zullen partijen eerst een oprechte poging doen het geschil in onderling overleg te beslechten binnen 30 dagen nadat een partij de andere schriftelijk van het geschil in kennis heeft gesteld.
• 15.3   Indien het geschil niet via overleg wordt opgelost, kan elk der partijen het geschil voorleggen aan een mediator alvorens gerechtelijke stappen te ondernemen. Beide partijen verplichten zich in goed vertrouwen deel te nemen aan ten minste één mediationgesprek voordat het geschil verder wordt geëscaleerd.
• 15.4   Indien mediation mislukt of een partij weigert deel te nemen, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant (Eindhoven), Nederland, onverminderd het recht van elke partij om voorlopige maatregelen te vorderen.

16. Overige Bepalingen

• 16.1   Prime Expo behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. De versie die van toepassing is op een Overeenkomst, is de versie die gold op het moment van totstandkoming van die Overeenkomst.
• 16.2   Kennisgevingen op grond van deze voorwaarden dienen schriftelijk (inclusief per e-mail) te worden gedaan aan de contactgegevens vermeld in de Overeenkomst.
• 16.3   Deze voorwaarden vormen de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot hun algemene voorwaarden en vervangen alle eerdere versies.

Prime Expo B.V.  ·  Eindhoven, Nederland  ·  KVK: 97803294  ·  Btw: NL868238582B01  ·  info@primeexpo.nl